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浅谈对基层检察机关诉讼档案鉴定与销毁的思考

日期:2018-06-15 20:16:05 浏览次数:

  摘 要:诉讼档案是检察机关全部司法办案活动的固化和呈现。一直以来,尽量长时间的保管和留存诉讼档案是基层检察机关的普遍做法,这对积累历史资料、以备查阅的不时之需具有极其重要的意义。但是随着时间的推移,诉讼档案数量越来越来多,检察机关档案库存压力越来越大。受客观环境的限制,无限制的扩充档案存储空间并不现实。基层检察机关适时对诉讼档案进行鉴定和销毁工作势在必行。本文对基层检察机关诉讼档案鉴定与销毁工作滞后的原因进行了分析,提出了开展鉴定与销毁工作的思路和见解。
  关键词:检察机关;诉讼档案;鉴定与销毁
  近年来,基层检察机关诉讼案件数量快速上升,随之带来了诉讼档案案卷的急剧增长。一方面是档案数量的不断增加,另一方面是诉讼档案只进不出的传统习惯,导致档案库存压力越来越大。面对该情况,及时对保管期限已满或届满的诉讼档案进行鉴定与销毁,提高诉讼档案的库藏质量,减轻保管压力,显得十分必要和迫切。
  一、基层检察机关对诉讼档案鉴定与销毁的主观认知
  基层检察机关诉讼档案是基层检察院和犯罪嫌疑人及其他相关人员依法共同进行诉讼活动形成的,具有查考利用价值并立卷归档保存的原始信息记录,是国家重要的专业档案,是国家档案资源的重要组成部分。但是长期以来,基层检察机关历来对诉讼档案都抱着一种能不销毁就不销毁的态度。
  诉讼档案的鉴定与销毁工作需要领导、业务部门和档案员三方协作进行,但存在领导不敢定夺、业务部门不想参与、档案员不会实施的情况。诉讼档案鉴定与销毁需要经过领导签字确认,但因为没有上级审批与文件确定,对档案是否应当销毁领导也无法把握,存在不敢定夺的情况;业务部门是档案鉴定的重要参与人,但基层检察院业务部门因办案活动繁忙不想参与鉴定工作,并且认为鉴定工作应该是档案室的工作,对该工作没有积极性;档案员则因为没有先例可循,无法参照实施,无权(本文来自:Www.bdfqY.cOm 千 叶帆文 摘:浅谈对基层检察机关诉讼档案鉴定与销毁的思考)下手实施鉴定与销毁工作。
  二、制约诉讼档案鉴定与销毁工作开展的客观原因
  基层检察机关的诉讼档案详实地记录了检察院办案过程,且是孤本,不同于其他类型的档案,一旦销毁就无从查找。比如,上世纪八十年代的一些案件,当时将其保管期限定为短期,至今保管期限已满,但因案件涉及当事人名誉等,仍有一些当事人及其子孙后代来申诉案件,需要查阅档案。对于这类诉讼档案,虽然保管期限已过,但仍不能轻易销毁。近年来随着案件数量急剧增长,档案员忙于应付手头的归档工作而无暇顾及鉴定销毁工作。同时,上级关于诉讼档案鉴定与销毁的规定比较粗略,对基层检察机关而言缺乏操作性,无法对照实施。
  三、检察机关诉讼档案鉴定与销毁的路径选择
  诉讼档案鉴定与销毁工作势在必行,按照现今案件数量的增长速度,基层检察院迟早得面对室藏压力与诉讼档案保管的矛盾。现在室藏诉讼档案已基本实现了数字化,进行鉴定与销毁具备了客观条件。建议从以下几个方面入手开展基层检察机关诉讼档案的鉴定与销毁工作:
  一是制定标准,规范鉴定销毁工作。上级检察机关应和档案管理部门加强沟通,制定有关诉讼档案保管期限、鉴定销毁的相关详细制度。制定时要结合各类案件数量的比例,比如刑事案件中盗窃、危险驾驶的数量较多,而这些类型的案件相对案情简单,无争议,可适当降低保管期限。同时,鉴于法律法规不断地在修改完善,新案件类型不断涌现,应当及时修改和完善归档范围、保管期限表和鉴定销毁制度。当然对诉讼档案销毁的案卷也不是全销毁,法律文书、结论性材料须永久保存,以备查询利用。
  二是特殊档案特殊对待。虽然制定了归档范围、保管期限表和鉴定销毁制度,但具体问题仍需具体分析,实际的诉讼档案鉴定并不能一概参照上述制度实施,应当结合档案的历史价值等慎重决定。比如上世纪七八十年代的案卷,有的按照当时定的保管期限已到期,按理说应当要销毁,但这些案卷却反映了历史面貌,案件类型也与现今有所不同,具有一定的研究价值,可用于修史编志,应慎重销毁。
  三是建立一支专业化的诉讼档案鉴定销毁小组。诉讼档案鉴定销毁工作牵涉面广,较为复杂,又十分重要,涉及领导审批、业务部门定论和档案部门实施等多方面,单靠档案室无法开展。建立一支专业化的诉讼档案鉴定销毁小组十分必要。首先领导要重视、支持鉴定销毁工作,对于不明确是否该销毁的及时向档案局和上级检察机关请示,做到心中有数。其次,业务部门作为鉴定工作的主体,须抽调专人来做诉讼档案的鉴定工作。最后,档案员是实际操作者,必须发挥好组织和协调作用,配合业务部门做好诉讼档案的鉴定工作,并严格按照程序规范做好登记造册、销毁等工作。
  诉讼档案的鉴定销毁工作是诉讼档案管理的重要环节,也是提高诉讼档案质量和管理的重要途径,通过鉴定销毁工作的开展,释放档案室的室藏压力,减少人力物力财力的投入,也有利于现代化管理。检察机关应当提高对诉讼档案鉴定与销毁工作的重视,将鉴定与销毁工作开展起来,使诉讼档案更好地发挥为检察工作服务的作用。
  参考文献:
  [1]李洁,张吉哲,杨柳.《新形势下检察档案管理问题与对策研究》,《法制与社会》,2016年第21期.
  [2]崔穗旭.《检察机关档案管理的问题与对策》,《人民检察》,2012年13期.
  [3]王建新,付亚梅,王晨.《浅谈如何加强检察诉讼档案的管理与利用》,《北京档案》,2013年10期.
  作者简介:
  陈丹蕾,张家港市检察院书记员。

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