探究EPC总承包项目中文控管理工作的重要性、要求及其职责分工
日期：2018-07-16 10:50:47 浏览次数：
[摘 要]EPC总承包项目运作规模较大，需要对各环节予以调配及资源整合，因此涉及到的文件较多。文控管理部门即对各类型文件加以接收、管理、发送的重要部门，起到协调、管理与记录功能。本文基于这一背景，研究了文控管理的重要性、要求及其职责分工，旨在进一步完善文控管理操作，促使EPC总承包项目的文件能够得到更高质量的管理。
[关键词]文控管理；要求；职责分工
中图分类号：F284 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2015）41-0169-01
EPC总承包项目涉及到较多的文件，在文件类型、周期、数量等方面均较复杂，涉及到与各子工程以及各环节的衔接[1]。因此文控管理工作需要确保科学化、系统化，保障文件的传输以及管理上的严谨性。本文以此为主线，研究了文控管理在EPC总承包项目中的运用，现报道如下：
一、文控管理的重要性
EPC总承包指的是工程总承包，包含了设计环节、采购环节与施工环节，即Engineering、Purchase与Construction。项目文件指的是在工程项目建设全过程中所有信息的记录载体，对于EOC总承包项目管理有着重要的意义。一般来说，项目文件涉及范围较广，包括了一般合同文件、上级批文、招投标文件、信函等商务文件，也包括了设计输入文件、设计中间过程文件、设计规定、设计输出文件、图纸资料、记录等项目等项目技术文件与资料。
文控工作直接关系到EPC工程管理的有效性，确保工程的顺利进行。在EPC下达指令以及相关管理要求后，相应的分包商会接收文件，并且从分包商方面发出的汇报以及请示需要向EPC报送。因此文控管理在管理方式以及管理制度上需确保其完善性[2]。另外，文控管理还需要保障与PMC、PMT等各方面要求上的统一。不仅要对各方面文件妥善接收并管理分类，还需要对相关文件进行严格的发送，并且对一些需要在信息平台上获取的文件予以下载、管理及传输。
二、文控管理在EPC中的实施要求
（一）档案管理意识
对于文控管理而言，需要对各类型文件进行接收、保存、管理、分类以及传输等工作，对文件的管理需要严格化。因此，要求管理者具有较强的档案管理意识，并对自身的工作职责以及岗位明确认知，在具体工作中具有较强的责任心。这不仅需要文控工作者从思想上重视文控管理，还需要从行动上将文控管理工作落到实处。
（二）文件严格管理
由于在EPC项目中涉及到的文件类型以及数量较多，因此管理人员需对文件进行合理编码，并规范化对文件的管理。可根据文件的类型或是文件的来源对相关文件进行分类，并在此基础上确保信息交流上的便捷性，不仅需要便于管理，还需要便于信息共享。承包商可根据业主的文件管理方式尽可能保障文件分类的统一性，以便于后续管理[3]。文控管理部门需要明确管理程序以及编码程序，在项目的编制、编号、格式以及流程等方面统一化。
（三）自身文控水平
EPC总承包项目涉及到较多的建设单位以及子项目。若文控管理人员自身管理水平偏弱，可能造成文件管理上的漏洞，导致内容失真或资料完整性无法保障。管理者应注重自身工作能力的提升，不仅需要在理论上掌握材料整理以及相关法规的要求，还需要在实践中不断总结经验，加强对材料样板的学习，确保在工作中对文档的操作整理符合相应标准，保障文控管理工作的规范化以及科学化。
（四）硬件设施标准
现阶段由于涉及到的文件数量以及种类较多，文控管理必须通过计算机来完成，利用电脑对信息以及数据进行整理、收录与传输。硬件设备方面，电脑、扫描仪、复印机等属于基本硬件，同时需配备局域网确保文件的传输与接收。EPC项目中需要专业人员对影像进行采集，因此还需要配备相机将相关影像记录，并保障相机像素。另外，在信息采集、检测、测量仪器上需保障设备的与时俱进，确保测量结果精度符合现阶段要求[4]。
（五） 规范操作程序步骤
文控工作需要具备良好的衔接性，因此需要不断规范操作程序步骤，实现办公室工作人员的无缝对接与标准化运行。相关工作人员需要严格按照企业规章制度开展日常工作，将每一项工作的服务程序、操作要求铭记于心，才能确保程序步骤操作的规范性与合理性，确保文控管理工作质量。
三、文控管理在EPC中的职责分工
（一）管理相关文件
①文件对外发送流程为EPC总承包单位通过回执、外发等级、批准、会签、审核、拟制等方面的程序定义其对外发送文件。②接收文件流程为EPC总承包单位或者外部单位通过保管、签署、等级以及收取的程序定义内部部门类型不同文件的接收工作。③提交文件流程为EPC总承包单位通过互相提交、部门之间会签、签署以及拟制等程序定义内部部门类型不同文件的提交工作。④出版文件流程是需出版文件以记录、领取、出版、审批、提出等方面作为主要的出版要求。⑤分发文件流程是需要分发的文件已记录、分发、复制、审批、提出等程序作为分发文件的具体需求。⑥借阅文件流程是RPC总承包外部部门或者内部部门以归还、借阅、登记、审批以及申请等成都定义需要办理或者完成存档借阅手续文件的工作。⑦变更文件流程为RPC总承包单位通过归还、签署、修改、(转载自：www.BdfQy.Com 千 叶帆 文摘:探究EPC总承包项目中文控管理工作的重要性、要求及其职责分工)借出、审批、修改等作为修改要求定义已存档文件。⑧存档文件流程为RPC总承包单位通过检验存档文件、审批、提出程序作为文件存档要求定义需要存档的文件。⑨销毁以及作废文件的流程主要为RPC总承包单位通过销毁、作废、审批、提出等方面的要求定义需要销毁或者作废的文件。
（二）文件整理监督
通过分析SH/T3503-2007《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》的相关要求得知：（1）建设单位在对交工技术文件进行管理时应该严格按照合同中的要求执行；（2）建设工程项目总承包单位在与承包部门签订采购、施工、设计等承包项目时，同样需要根据相关规定对交工技术管理责任以及要求进行明确。代表着EPC总承包单位不仅要管理以及整理自身交工技术的项目文件，并且还需要有效的监督以及指导下属部门交工技术项目文件的管理以及整理工作，确保在竣工、移交工程项目时，能够给建设单位提供一致性且完善的资料。
（三）资料整理编册
EPC总承包项目文件控制管理部门在明确各方面的责任以及流程且收到上级部门的确认命令后，对于相关部门以及单位的竣工资料进行整体收集，尽量使资料的有效性以及准确性得到有效保障。接着，文件控制管理部门编册、合卷以及汇总收集的资料。完成资料的编册工作后，进行多方面的核对以及检查后，上交最终编册的资料。
结束语
EPC涉及到的子项目较多，信息管理及传输直接涉及到各方面交流的有效性，起到合作纽带的作用。文控管理部门需从硬件设施及人员能力上不断加以完善，促使其在项目文件不断复杂、广泛、多样化变动下仍可做到管理上的精细化以及系统化，让文件管理能够为工程进展添砖加瓦，以更好的推动企业发展。
参考文献
[1] 丛巧克.石油工程EPC总承包项目中的文控管理研究[J].中国石油和化工标准与质量，2013，19：214.
[2] 杨骏进.如何加强电力工程EPC总承包项目施工分包招标管理[J].价值工程，2013，36：79-81.
[3] 李敏.建立项目协调手册提升EPC总承包项目管理水平[J].石油工程建设，2012，04：72-75+12.
[4] 李成霞.EPC总承包项目档案管理措施[J].办公室业务，2014，01：79.
[5] 曾海庚.试论EPC总承包项目中稳控工作的地位、职责分工和基本要求[J].办公室业务，2011，09：15.
作者简介
王璐（1987—），浙江衢州，本科，助理工程师，研究方向：油气田自动化仪表设计。