《美国国家档案与文件署2013—2016年信息资源管理战略计划》介绍及其启示
日期：2018-07-18 10:27:11 浏览次数：
摘要：美国国家档案与文件署（NARA）针对未来新的需求和发展趋势，制定了2013-2016年信息资源管理战略计划。该计划集中于信息技术管理、人力资本管理、业务流程管理和信息用户管理四个方面。总结对我国档案工作的启示，认为我国应保持档案信息工作的连续性，确保档案信息与用户信息安全，并重视档案信息资源的开发利用。
关键词：美国国家档案与文件署 NARA 信息资源管理 战略计划
基金项目：本文系“秦惠莙与李政道中国大学生见习进修基金（CURE）”项目“馆藏文献数字化决策中的成本-收益分析”（项目编号：21315003）研究成果之一。
1引言
美国国家档案与文件署（National Archives and Records Administration，NARA）是美国政府档案的保管者，为美国政府与民众提供了丰富的档案信息资源，为各行业研究工作的开展提供了便利。NARA根据法律或历史需求，从联邦政府产生的众多文件中选择最为重要的1%-3%进行保管。据NARA统计，馆藏电子档案已被访问超过一亿五千万次[1]。NARA取得辉煌成就的背后，经历了哪些过程，采取了哪些措施，如何规划未来发展，对我国档案工作具有何种意义，是需要深思的问题。为此，本文以《美国国家档案与文件署2013-2016年信息资源管理战略计划》为蓝本，介绍NARA档案信息资源管理方式及其特点，希望对我国档案信息资源管理工作起到借鉴作用。
2 战略计划的背景
随着美国由工业经济向知识经济加速转型，档案信息资源的数量和种类不断增加，在政府工作中发挥着日益重要的作用。如何应对激增的电子档案信息是NARA面临的一大挑战。同时，体制上的不健全和信息基础设施的不完善束缚着NARA对档案信息资源的有效管理和开发利用，系统的战略规划迫在眉睫。
2.1 业务应用碎片化
各个NARA工作区使用各自独立构建的业务应用，这种做法虽然可以满足个别业务需求，但随着技术对NARA业务影响的加深，这种碎片化的业务应用逐渐难以得到管理控制，阻碍了NARA业务流程的一体化进程。为实现一体化目标，NARA需要结合组织战略目标和业务绩效目标进行技术投资，(转载自：www.BdfQy.Com 千 叶帆 文摘:《美国国家档案与文件署2013—2016年信息资源管理战略计划》介绍及其启示)整合信息资源管理环节，促使NARA的投资计划和管理模式由以项目为导向、预算为中心转向整合的、全机构的、基于架构的模式。
2.2 技术变革的冲击
自20世纪90年代以来，联邦政府文书工作进行了技术变革，NARA馆藏电子档案已由几千件增至数十万件，未来仍会持续增加。信息化时代，电子档案格式种类激增，包括联邦政府机构数据库、邮件信息、科研数据以及其他数字图像、数字声音、地理信息系统、网页信息等，对电子档案的妥善存储提出了更高的要求。用户对免费即时获取档案信息的需求更高。信息自由法和电子化信息公开法亦要求在线档案服务的完善。为此，NARA必须保证其所保存档案的可用性、可靠性、真实性、完整性和安全性。
2.3 遵循NARA原则
NARA的信息资源管理活动服务于组织目标，需要遵循内部政策，才能达到预期效果。NARA机构的整体战略目标有6项：①担任国家档案的保护者，加强在政府档案管理中的领导力并扩大服务范围，以确保联邦项目的连续性和高效性；②保存、处理档案，以便为公众提供快捷方便的官方获取渠道；③解决政府电子档案的难题，完成NARA在数字时代的使命；④随时随地提供快速、方便和安全的馆藏访问；⑤通过其博物馆、公众平台、授权机构和教育项目，提供信息获取渠道，全面提升公民素质；⑥满足用户动态变化的需求。这些原则体现了NARA的职责所在，对档案信息资源管理起指导作用。
3 战略计划介绍
信息资源有狭义与广义之分。狭义的信息资源指信息本身或信息的集合，广义的信息资源是信息及其相关因素的集合，除信息本身外，信息资源还包括与其紧密相关的信息设备、信息人员、信息系统、信息网络等[2]。本文以广义信息资源为视点，将NARA提出的多项战略计划归为4类：人力资本管理、信息用户管理、业务流程管理和信息技术管理。这4类战略目标并非相互独立，而是相互衔接、相互交融的。
3.1 信息技术管理
3.1.1构建信息基础设施体系
电子档案在线获取、档案生命周期管理及付费服务都离不开灵活、稳健、安全的IT基础设施。完善的IT基础设施能够简化业务应用的安装和实施，是NARA业务流程正常开展的基本前提和内在要求。NARA的矛盾之处在于，既要将IT外包，又需要将各要素整合进运作环境中。因此NARA要求建设并运作稳固的IT基础设施，并监控运作管理过程，随时追踪和管理各种IT需求，持续改善信息技术环境。NARA建立了“工程实验室”，创造了“类生产环境”（product-like environment），使得NARA能够开发IT组件原型，并检验购入的IT组件是否达到了投入实际运作的要求。NARA设计并研发了NARANET网络，能够支持数据、声音、视频等服务的传输和管理，提供与合作伙伴安全交互的外部能力，为全机构的数字资源和数据库提供存储网络，并推动NARA的服务整合。
3.1.2开发并实施企业架构
企业架构（enterprise architecture，EA）是一个集成的框架，用于演进或维护现有的信息技术和引入新的信息技术，以实现组织的战略目标和信息资源管理目标[3]。NARA开发、实施并维护了一套EA，描绘了业务和技术方面的全方位图景，阐述了NARA当今的运作方式、预期的运作方式以及相应的演进计划。EA的目的在于衔接业务管理和信息技术管理，辅助NARA规划并培育信息资源管理所必需的能力，并最终利用信息技术促使业务目标的达成，使NARA能够更灵敏地应对公共政策、用户期望、业务策略等方面的变化。EA还能帮助NARA识别短期需求和长期规划，并在两者之间加以平衡。EA能够为信息资源管理活动提供4种信息，包括业务规划信息、技术规划信息、转型规划信息和技术标准信息。这些信息从机构整体的角度出发，为指导信息资源管理活动提供基础。
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