自动化办公系统在文档管理中的应用

　　摘 要 在当前的文档管理工作中，自动化办公系统发挥了越来越重要的作用。办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务物化于人以外的各种设备中，并且由这些设备与办公室人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。本文将从自动化办公系统的发展入手，对如何在文档管理工作中应用自动(原文来自：wWW.bDFqy.com 千叶 帆文摘:自动化办公系统在文档管理中的应用)化办公系统展开分析，以供参考。
　　关键词 自动化办公系统 文档管理 文档资源
　　一、引言
　　办公自动化的应用产生了电子文件，大大加快了文档资料信息的传递和流转，使档案资料信息资源得以充分利用，提高了办公管理水平和工作效率。
　　二、自动化办公系统的发展
　　办公自动化系统（OA）是现代办公活动的主要工具，工作人员借助对此种系统的应用，实现了高效的公务处理。该系统架构于互联网技术基础之上，能够使工作人员实现在线信息分享，从而改变了以往部门之间文件递送之苦，并且使工作人员能够实现对相关工作信息、工作报表、工作计划等文件的及时送达与上传。尤其对于机关与企业用户而言，依托此种系统的应用，提升了组织内部的工作效率，因而现今此种系统已经成为机关与企业用户极其倚重的办公技术手段之一。
　　三、如何在文档管理工作中应用自动化办公系统
　　（一）应用自动化办公系统整合文档资源，提高办事效率
　　1.应用自动化办公系统提高文档的处理与存储效率。以往机关与企业在进行办公文档处理过程中，均依赖工作人员人工操作完成。在这一流程之中，工作人员必须通过人力采集的方式进行相关信息数据内容的汇总与整合。其次，工作人员将依托人工誊写的方式对相关信息数据进行录入，这一过程极大地消耗了工作人员的体力与精力，同时从办公效率角度来看，也导致文档处理的办公效率较为低下。而且，一旦文档需要录入的内容较多，则难免会导致工作人员在这一过程中出现录入错误，因而不得不进行返工处理。随着办公自动化系统的应用，工作人员被从传统的人工文档处理方式中解放出来，电子文档的应用实现了文档处理效率的显着提高。
　　2.应用自动化办公系统提高文档检索效率。在传统办公模式之中，文档检索工作的完成主要依赖人工检索方式实现。工作人员在进行文档检索处理时，必须对文档记录情况进行反复的对照，因而工作人员通常会面临较大的检索工作强度，并且文档检索所消耗的时间也相对较长。依托办公自动化技术的引入，有效地改变了前述问题。办公人员只需在软件中将所需信息的关键词输入，电脑便会自动检索出与关键词匹配的各项数据，整个检索过程十分快，检索效率十分高。在此，笔者通过举例的方式来比较二者的差异。如，某工作人员日均需要完成5次文档检索，在每次检索时，该工作人员必须认真对照文档记录进行文档查找，其每次耗时为5分钟。如若该工作人员改用办公自动化系统进行文档查找，则无需每次检索时进行文档记录对照，检索时间也缩短在30秒以内，以每月22天工作日计算，则其用于文档检索的工作时间累计缩短了8个小时。
　　3.应用自动化办公系统提升共享性能。从以往部分机关、企业共享文档信息的具体做法来看，工作人员多对工作所需的文档信息进行抄录，以便工作之用，然而这种方式直接造成了文档信息共享时间的延长，依托办公自动化系统的应用，能够有效地缩短文档共享时间。办公人员可以通过在线传送文档，并将文档保存到自己的电脑中，来实现文档传送的便捷高效，提升文档的实时共享性。在此，笔者通过举例的方式来比较二者的差异所在，如，在传统的文档共享模式下，工作人员甲用于记录部门工作安排的时间是一小时，其后，甲所在部门的工作人员乙，因工作的需要，对甲所记录的内容进行了抄录，时间也是一小时，如此一来，相当于同一份文档占用了两个工作人员的工作时间。如若甲、乙两位工作人员改用办公自动化系统进行文档共享，则减少了重复环节，同时极大地节约了工作时间。
　　（二）应用自动化办公系统规范文档管理流程
　　从文档管理的角度来看，首先为电子文档形成过程中的管理工作，就是要按照国务院公布的《公文处理细则》的要求，在文件的起草、修改、定稿、审核、归档、修复、保管以及再利用的整个过程中的各个环节上，都遵循一定的程序和文体格式。其次为文档归档管理工作。基于确保文档能够具备使用价值的考虑，档案管理人员应当在对电子文档进行归档处理时认真把关，以免发生舛误。
　　（三）应用自动化办公系统过程中关注信息安全问题
　　1.注重机房日常管理。尽管办公自动化系统的应用能够显着提升办公效率，然而，这一系统的安全问题必须引起足够的重视。有鉴于此，应当对网络管理员进行有效的监督，同时依托培训等方式，提升其责任意识。根据以往的经验，诸多电子文档泄密或外传的情况均是组织内部人员所为。考虑到这一情况，对网络管理员以及机房人员必须进行有效的监督，以便促使其恪守职业纪律。如此，才能够提升电子文档存储的安全性。
　　2.注重访问控制。为避免外部网络攻击以及黑客入侵等情况的发生，网络管理员应当从访问控制方面着手制定网络安全策略。具体而言，首先应当严格控制用户账户，由管理员负责账号的分配，同时，账户的使用者必须设置数字与字母组合的登入密钥。针对用户登录时多次输入口令不正确的情况，系统应按照非法用户输入口令的次数发出报警信息，用户名和口令通过验证之后，系统需要进一步对用户账户的默认权限进行检查。最后，管理员还应当为用户设置相应的等级权限，以便确定对应等级的用户可以访问的资源内容，从而提升系统的安全性。
　　3.注重数据加密处理。基于文档数据安全的考虑，应当对相关的信息数据内容作加密处理。加密技术的工作原理乃是通过变换算法的方式得以实现。借助这样的方式，能够确保信息数据的安全性。
　　四、自动化系统实际应用中应注意的问题
　　第一，企业应当根据企业员工的计算机水平，为其提供针对性的培训辅导内容，以便通过系统的办公自动化系统技能讲解，使企业员工掌握现代化的办公技术手段，进而提高其工作绩效。
　　第二，企业应当设置内网使用档案，以便通过将办公计算机分配给企业员工个人的方式实现专机专用。这不但能够使企业及时了解企业员工的办公自动化系统使用情况，还能避免以往办公计算机混用带来的一系列问题。
　　第三，企业应当结合自身发展实情，制定信息化建设方略，以便改变以往的单机办公模式，使之转变为网络化办公模式。如此一来，将提升企业内部办公自动化程度，同时也便于办公文档的共享与传达，更能够提升企业的信息化程度，使企业的运营效率得到整体提升。
　　第四，企业应当加大对办公自动化系统建设的投入力度，如采购新型计算机供企业员工办公之用，架构内部信息数据库以便实现数据的高速共享等，通过这些方面的改进，来大大提升企业办公自动化水平。
　　五、结语
　　现代信息技术不断发展，自动化进程日益加快，企业文档管理工作必须利用自动化办公系统提高工作效率，促进企业更快更好发展。
　　（作者单位为山西省潞安集团古城煤矿建设管理处）
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