【摘要】本文用文献综述的形式对比了现代办公环境和办公系统软件之间的关系，梳理了OA发展过程中硬件配置、个体办公、协同办公、知识管理、决策支持5个阶段的主要特征，以及OA具有资源管理、流程管理、协同管理、知识管理和文化管理的五大功能，提出了OA目前存在着信息孤岛、技术与管理不能同步、人脑与电脑结合不到位、以及传统和现代管理理念之间存在冲突等诸多困惑。
【关键词】OA系统；发展历程；OA功能；OA困惑
OA是Office Automation的缩写，是指办公室自动化或自动化办公。OA系统是采用网络技术，基于工作流的概念，使管理人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理的应用管理系统。
一、 关于OA系统
OA本身的概念是动态的，不论是其外延还是内涵，十几年间都发生了很大的变化，在发展的过程中，它的称谓也随着功能的演变而变化。上世纪70年代末，我国的办公环境主要依赖手动操作，办公效率的不高使“自动化”这个当时较为新颖的理念受到人们的广泛关注。所以，在OA的最初应用过程中，因为可以初步解决人们手动处理工作的特性又被称之为“OA自动化”；随着技术的不断进步和管理理念的变革，研究工作流程中不同部门、不同工作的协同办公成为如何提高工作效率的重点。OA在保留原有功能的基础上，技术上实现了协同办公功能，所以这一时期的OA系统也被称为“协同OA”；21世纪的今天，手机、笔记本电脑等移动终端的普及改变了人们的生活、工作模式，允许您在任何时间任何地点以任何方式处理任何事情是目前OA的发展方向，其理念也从Office Automation转变为Office Anywhere/Anytime/Anything，“移动OA”的概念深入人心。
但不论是“OA自动化”“协同OA”还是“移动OA”都只是OA（办公自动化Office Automation）在发展过程中每个阶段不同的叫法，不同的认识主体基于不同的认识角度，反映出OA不同的定义。
广义上的OA是指一种现代办公环境，是利用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，利用科学的管理方法，最大限度地提高办公效率和改进办公质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期。借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化和自动化。
狭义的OA是指OA办公系统软件，是指利用计算机科学技术搭建协同办公门户和管理平台，帮助组织实现协作管理、审批管理、资源管理、知识管理、文化管理、公文管理等功能。能有效帮助组织解决文化建设、规范管理、资源整合、运营管控等问题。
二、OA的发展历程
上世纪50年代，由于计算机和先进办公设备的流行和普及，人们的办公效率也得以提高。以微机为实施基础的办公自动化系统开始在世界各国得到较快的发展。OA的发展历程与管理水平的提高紧密相连，企业管理理念的不断革新，使人们在不同发展阶段对影响办公效率的因素有着不同的认识和需求，OA为了适应这些认识和需求也不断进行适应和调整。
（一）第一阶段：硬件型OA——硬件配置阶段（1960年-1979年）。伴随着办公过程中开始使用电脑、传真机、打印机、复印机等现代办公设备，以办公设备为主、以实现个人事务处理为目的的第一代办公自动化系统开始兴起。这一阶段的OA以大规模采用复印机等办公设备为标志，办公自动化的理念尚处萌芽阶段。
（二）第二阶段：文件型OA——个体办公阶段（1980年-1999年）。这个阶段办公自动化的概念正式提出。该阶段主要关注个体的工作行为，主要提供文档电子化等服务，解决个人文件存档/档案管理等问题。这阶段的OA开始利用单机版的办公应用软件，例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等软件，“无纸化办公”的理念起源于这个时期。
（三）第三阶段：流程性OA——协同办公阶段（2000年-2005年）。90年代末期开始，随着协同管理思想（Collaboration）的兴起，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程与办公流程协同、不同场所间的协同，以工作流程为主导的协同型OA开始兴起。该阶段从关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA，到这一时期成为应用主流的流程性OA，以工作流为中心，实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管理、新闻发布等众多实用的功能。
（四）第四阶段：知识型OA——知识管理阶段（2005年-2010年）。这代OA的核心是注重知识的收集、积累与继承，维系组织文化，最终目标是要实现企业及员工的协同发展，而不是关注办公事务本身与企业本身的短期利益。只有实现企业的发展，员工的发展才有空间；只有实现员工的发展
（五）第五阶段：智能型OA——决策支持阶段（2010年至今）。决策是执行的前提，企业中正确的行为来源于正确的决策。而随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升，OA是否可以实现简单的决策，是现阶段OA研究的重点。全新的“智能型OA”成为未来的发展方向，该阶段OA更关注组织的决策效率，提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务。
三、OA的功能
传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，一套规范化的管理系统，可以让所有的工作不但能有条不紊，还能节省时间、成本并提高效率。OA办公系统功能的实现是随着人们的需求层次的变化而不断革新的。从简单的希望将文件电子化到简化办公流程，从希望协调不同部门间合作办公的程序到知识的分享、利用、创新，OA办公系统在为了不断满足使用者的需求而不断发展着。发展至今，OA办公系统主要可实现以下几点功能：