概述
随着IP网络、互联网技术突飞猛进式的发展，基于H.323、SIP标准的视频会议系统已渐成主流。技术的发展带来视频会议系统建设成本的降低，视频会议开始从狭窄的行业领域，飞入到通用市场，视频会议的企业市场开始迎来了爆发式的增长。
近两年来随着移动互联技术的高速发展，视频会议系统也在进行着颠覆式的改变：一方面视频会议系统逐渐在朝着平台化的方向演进，另一方面视频终端设备也在朝着小型化方向发展，系统的应用场景也向多样化发展。在视频会议系统新的发展阶段，探讨企业的视频系统应用场景的设计和实现方式具有现实的意义。
企业视频会议应用场景设计
在探讨视频会议在企业间的应用场景之前，我们需要分析一下在当前应用环境中，企业用户对视频会议系统的真实诉求：
组织架构：总部与分支机构。多级结构涉及到不同的会议模式，如总部和分支机构的宣讲会议，总部和分支机构的培训，总部和分支机构的工作考核，平级工作单位之间的会议讨论等。
会议规模：按照日常会议规模，可分为点对点会议，适合业务部门日常工作交流、远程招聘等；多点会议，适合中小型的讨论性会议、远程培训等；全员会议，面向公司全体员工的大型会议、季度总结和年会等。
会议议程：分为单向、交互和分享等三种常见模式。单向适合由上到下的统一宣讲，交互适合日常工作讨论、总结等，分享适合月度总结、季度总结等。
会议内容：除了常见的视音频交互内容外，视频会议内容还应包括会议材料（如Word文档、PPT幻灯片和Excel数据表格）、媒体资料播放。
会议布局：讲台、主席台、观众席，会议摄像机、麦克风和本地扩音系统等。
参会方式：必须提供会议室场景、桌面场景、移动终端场景和电话接入等多种应用场景。
除了上述的视频会议场景因素之外，我们在设计视频会议系统时，还需考虑以下原则：
组织架构适应性原则：视频会议主要是为企业的经营、培训、会议等服务。因此，视频会议的应用模式一定要结合企业自身的组织机构，融合考虑企业扁平状、平行状和树状组织架构之间不同的需求。
应用场景全面性原则：结合当前视频系统平台化的发展趋势，基于云计算实现的“云视频会议系统”正在逐步落地，视频会议系统的应用模式也变得更为丰富，移动化办公成为新的协作
技术保障差异化原则：从规模、重要性方面来讲，企业的各种会议、培训等应用场景是有着严格差别的，应用场景的设计与实现一定要考虑差异性。不同会议的需求不同，应采取不同的技术保障服务。对于领导参加的重要会议，需遵循正确的会议流程，提前进行会议预约，会前流程知会大家，入会后除领导之外的与会者初始哑音，不制造噪音，养成良好习惯，申请主讲成功开启声音，不发音则哑音，在会议中优先保障网络带宽；普通的会议只需确保好网络接入即可。
技术路线标准化原则：私有的技术标准与其它视频设备在互通性上会存在较大的问题。随着IP应用的日益广泛，H.323已经成为视讯建设的主流，代表未来多媒体视讯会议以及其它网上多媒体应用的发展方向和潮流。此外，由于SIP协议的灵活性，H.323和SIP协议将是在不同应用环境的相互补充。
根据以上原则，对视频会议系统的应用场景主要归纳为以下三种情况：
1.大型视频会议
大型视频会议又可分为两种，一种是级别高的企业领导主持召开的各类视频会议，此类视频会议通常在大会议室召开，需要保持良好的会议秩序，严格遵守会议流程。另一种是大规模的视频会议，如面向企业全员的会议、培训等；大型视频会议在企业中的视频会议数量占比会比较小，但是重要性非常高，一般都需要提前进行会议预约。
2.小型视频会议
小型视频会议的特点是会议规模小，且可随时召开。根据与会者的规模，可直观地把与会者在10方以下的视频会议定义为小型视频会议。小型视频会议在企业中的视频会议数量占比较大，会议可随时发起，与会方不固定，灵活方便。
3.移动、桌面视频会议
除了上述的两种应用场景之外，还需考虑移动接入场景和桌面应用场景。通过移动接入场景，可将视频会议拓展到整个互联网和移动网络，用户随时随地可以使用基于3G/4G接入的手机和PC，通过移动互联网便捷地接入到现有会议系统中，真正实现跨越地域、空间的全方位会议。
企业视频会议应用实现方式
考虑到以上三种应用场景，企业在建设视频系统时，必须充分考虑到方案的差异化，以满足不同的应用场景需求。
1.大型视频会议
针对大型视频会议场景，需建设功能完备的大型视频会议室，满足本部全体员工参会；可少量部署功能完备的中型视频会议室，满足企业领导主持的重要视频会议。在会议室建设和实际应用过程中，可综合参考下面几点因素：
会议室建设：部署硬件视频会议终端和会议摄像机（会议摄像机可按照实际需求部署2台以上，捕捉发言人特写和会议室全景画面），配套视频显示设备和音频输入输出设备。视频显示设备可采用液晶电视机或高清投影仪的方案，统一接入到视频矩阵进行切换；音频输入输出设备包括有调音台、会议功放、会议音响、数字音频处理器、反馈抑制器、音频矩阵、手拉手麦克风系统和无线麦等设备。同时应考虑高稳定性，视频会议终端应采取双机备份。
会前准备：按照既定的会议议程，提前准备桌牌、播放数据会议的电脑等。在会议开始之前提前和远端与会者一起进行联调，检查本地音视频输入输出、灯光、网络等效果。
流程控制：在进行一场完整的大型视频会议时，应包含有会议预定、通知下发、需求确认、会前调试、会议议程、技术保障（视音频效果、网络、会议室系统）、会议录像等流程。