档案登记和统计工作的分析研究

　　【摘要】为了加强我国机关单位档案管理工作，需要完善档案管理机制，只有将档案登记统计纳入到工作中，才能有效地进行档案管理工作。比方说，在每次进行接收、转移、档案销毁等工作的时候要第一时间完成登记和统计工作，只有彻底了解自己的财务状况，才能做到账目与实际相一致。因此，本文着重分析档案管理中档案登记和统计工作。
　　【关键词】档案登记；统计工作；档案
　　一、前言
　　在日常的档案管理工作中最不可缺少的工作就是档案登记和统计工作，档案登记从本质上说是记录性的工作，因此，其工作的最终目的是记录企业日常的管理活动，比方说对发生的事情的真实情况所采取的动作、表现的现象、数字等记录，以此，全方面地掌握企业的动态。统计工作则是偏向宏观上面的定量描述和分析工作，其主要目的是通过描述和分析确认事物的最终形态和性质，其主要的功能是帮助决策者制定出正确的政策，因此，档案登记统计主要包括两个方面的统计，一个就是(本文来自：www.bdFqY.cOM 千 叶帆文 摘:档案登记和统计工作的分析研究)档案现状的等级统计，一个是档案工作情况的登记统计。
　　二、档案现状登记统计
　　档案室管理的工作主要包括：第一，卷内的目录，其主要的作用是方便登记文件的数量。第二，案卷的目录，其主要的作用是统计案卷的数量（这里要说明一下，以上两种目录都是档案室管理中必不可少的）。第三，需要归档的文件目录，自从立卷改革之后，就要求合并以上两种目录，同时参照分类管理的方式进行重新编号。因此，重新归档的目录有明确的文件号码、负责人、文号、文件名、文件收录日期、页数以及备注等信息。第四，需要有一个总的登记簿。在档案室中应当设有一个总的登记簿，此作用就是将所有档案的收入、转移等情况进行详细记录。换句话说，总的登记簿好比财务上的总账，可以直接查询所有的档案活动。
　　三、档案工作情况的登记统计
　　（一）工作日志的记录。在很多的领域中都会使用工作日志的方式记录日常的工作，因此工作日志可以很好地表示全天的工作内容，当然这些记录也是最原始的资料，以方便日后的查询，也为今后的总结做好工作。档案管理工作中工作日志一般记录的是工作者每天的活动内容。在具体的业务机构中也可以设立记录单位日志的登记机制，以此来确保机构负责人记录的信息的完整性。工作日志一般使用的形式是簿册，可以根据单位或者人，每个月或者每一年的方式进行编册。明确的登记项目可以灵活地记录企业的日常工作状况。
　　（二）员工进出库房的登记工作。档案管理工作的过程中，应该注意员工进出库房的登记工作，只要有工作人员进入或者出仓库的时候都要做到登记，这也是档案管理工作中不可缺少的重要事情。在进出库房的登记项目上应当包含进出库房的具体日期和时间、进出库房是否有拿走或者放入物品、进出库房的原因以及进出库房者等。
　　（三）档案入库或者借出的记录登记。对于档案的管理，做好人员的进出库房记录是不够的，还应当随时对档案库房情况进行登记，此类工作最好设有专门的工作人员，只有这样才能确保任何时间都有精确的档案库房使用记录，此登记上应当明确地标注记录者是谁、进出库房的人是谁、档案查看的编号，以及查看的数量等信息。
　　（四）档案清算和验证的工作。为了保证档案管理工作的顺利进行，还应当做好档案的清点和验证工作，一般情况下应该设定一段时期之内进行档案的重新归纳工作。对于所要清点和验证的档案，要做好明确的登记工作，这样的好处就是方便以后查找和验证工作。在清点和验证的时候，应当统一登记表的格式，当然此项记录也可以用笔记本随时保持记录。可以说，不管使用的是什幺方式，在清点和验证工作之后都需要做好统计工作，此结论最好用书面的形式表现出来。
　　（五）档案使用者登记簿。记录档案可以充分利用的方式有很多中，但是登记簿是其中之一，在档案管理中主要有两点功能：第一点就是为档案单位提供记录或者档案可以利用的信息；第二点就是为档案单位提供文本上的依据。登记簿上面一般含有序列号、时间、利用者名称、利用者所处的职位、利用者所在的部门、使用的目的和方式以及所查阅档案的数量和归还时间等信息。
　　（六）使用者登记卡。对于一些大型的档案室来说，登记卡的使用可以在一定程度上降低档案管理者的工作内容。因为登记卡上面含有利用者的名称、单位、长相、性别、年龄、发卡日期等信息。
　　（七）建设档案借出登记。借出登记主要针对的是档案机构之外的单位或者个人。其登记上面也应当记录档案编号、借出的时间、借出者是个人还是单位、借出的档案名称和数量、借出的主要目的、借出者的亲笔签名、预计归还的时间等信息。
　　（八）档案复制或者摘抄的记录本。对于产生档案复制或者摘抄的行为一定要记录下来，以便日后的查证。
　　【参考文献】
　　[1]徐国斌.略论档案管理工作中的档案登记和统计工作[J].参花：（下），2013.
　　[2]杨亦军，杜双龙，江敦河.浅谈如何做好医院档案的登记与统计工作[J].中国保健营养，2016.
　　[3]陶丽霞，丁耀琪.关于切实推进基层档案登记工作的思考——以江苏省常熟中学为例[J].档案与建设，2016.