高校科研档案管理方法对比总结

　　摘 要随着国家对科学研究的重视加强，科研工作成为高校的重要工作。科研档案的数量和种类都呈现上升趋势，这给档案管理人员带来了新挑战。为了更全面地了解目(本文来自：WWw.bDFQy.com 千 叶 帆文摘:高校科研档案管理方法对比总结)前科研档案的管理情况，我们通过现场调研和查阅资料等方式，先后走访几所高校，对其部门立卷情况进行了摸底调查，并在此基础上总结了高校科研档案立卷的方法。
　　关键词高校 科研档案 立卷 调研
　　中图分类号 G271 文献标识码 A 收稿日期 2016-09-05
　　近年来，随着高校不断深化改革，在建设创新型大学的号召下，高校的科研工作持续推进的作用力之下，科研档案管理工作也越来越受到重视，成为高等院校档案管理工作的重要组成因素。高校的科研档案如实地记录了高校科研工作的立项申报、评审受理、研究过程、结题等全过程以及在此过程中科研工作的经验和成果。科研档案的有效管理对促进高校科研发展、提高科研效率、掌握科研动态资讯、促进成果转化等方面具有积极作用。因此，在某种程度上，科研档案的管理反映出一个学校的科研管理水平。其中，科研档案的归档立卷是科研档案管理的重要工作，但由于各方面原因，常常导致科研档案的归档立卷工作困难，例如，科研文件材料收集不齐全、集中统一管理难、归档不规范、对归档的材料的遗漏、断续、丢失等问题。针对这些问题，白惠林、熊柱等人提出高校科研档案归档的一些对策。本文通过现场调研和查阅资料等方式，先后走访几所高校，对其部门立卷情况进行了摸底调查，并在此基础上总结了高校科研档案立卷的方法及管理方式。
　　一、高校科研档案管理存在的问题
　　科研档案是科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，科研工作是高校的一块重要工作，科研档案的质量和管理水平提高，就能更好地发挥其为学校和社会服务的作用，但一直以来，高校的科研档案管理存在一些问题，主要体现在以下几个方面。
　　1.科研档案收集不齐全。根据《高等学校档案工作规范》，科研档案应当包括：综合、科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段几大类。在实际工作中，由于高校看重项目的申报，成果及评审鉴定，科研人员大部分重视科研准备阶段及总结鉴定阶段相关材料的收集。鉴于对知识产权的顾虑，多数科研人员不愿移交研究实验阶段的相关材料，或只上交复印件，而这部分资料却是最核心、最有利用价值的，更有部分教师为了今后评奖评优，申报职称使用方便，整套科研材料都不移交。申报奖励阶段及推广应用阶段的材料大部分产生于科研课题档案移交之后，多数教师嫌麻烦都不移交。
　　2.科研人员重视不够，归档意识不强。高校科研档案一直以来都由科研处进行移交，并未采用课题组立卷方式。由于科研处工作繁忙，管理科研档案的工作人员兼有几份工作，档案工作也一直不受重视，因此科研处归档的材料，未按规定处理，造成档案馆工作压力大。另外，由于档案由科研处工作人员移交，对课题研究过程中产生了何种材料了解得并不是非常清楚，最终可能导致这部分材料的缺失。
　　3.管理人员档案知识缺乏。高校建设看重教学科研成果等一些具有凸显性质的工作，而档案工作却是起支撑服务作用的，很难产生亮点，因此科研人员并不重视，故很少学习档案相关知识，对档案概念及部门立卷不了解，认为归档就是将材料交到档案馆。大部分移交人员不仔细查阅档案馆编写的《科研档案归档细则》，遇到问题也不咨询档案馆人员，从而形成了有多少归多少，或者认为不重要就不归的情况。
　　二、各高校部门立卷情况调研
　　通过现场调研和查阅资料等方式，先后走访几所高校，对其部门立卷情况进行了摸底调查。
　　1.电子科技大学采用课题组归档方式。由课题组在项目立项的同时签订项目材料归档承诺书，确定负责人和基层档案员，领取档案归档明细表，科研处和各课题组按照各自的职责范围，分别积累和收集科研准备、研究及鉴定过程的材料，项目结题在申请结项验收前，课题组将完整材料（管理文件在科研处领取），先由科研处审核盖章，再送档案馆复核，办理完归档手续后，课题组方可申报鉴定。项目鉴定验收后一个月内，由课题组基层档案员将项目材料统一向科研处归档，并附归档材料清单一式两份，由课题组和档案馆分别保存。
　　2.中南财经政法大学采用科研处归档方式。科研处和课题组分别负责收集相关材料，最后由科研处组织项目材料归档，各课题组将相关材料交到科研处，科研处设立兼职档案员，负责向档案馆移交。档案馆编制移交清单模板，科研处兼职档案员以一个课题一卷的方式填写移交清单，并对卷内文件做好三线装订和编写页码的工作。科研处向档案馆归档的同时，提交移交清单电子和纸质版本。
　　3.上海财经大学采用科研处归档方式。由科研处组织课题组收集资料，科研处兼职档案员负责将收集的资料按课题立卷，卷内材料录入档案管理系统，档案馆员工在网上审核立卷情况，待审核通过后，科研处方可向档案馆归档。
　　三、科研档案立卷管理对策
　　在现有科研档案管理中存在问题的基础上，结合对几所高校的调研情况，对照自身在科研档案管理的实践经验，总结了如下科研档案立卷的管理对策。
　　1.分类预先处理。科研档案主要包括：科研课题、个人科研成果、专着、科研公文。个人科研成果、科研公文与专着以学院或部门为单位立卷，科研课题以课题为单位立卷。立卷后需对卷内每份文件做处理，包括：三线装订、编写页码、录入电脑系统及盖填件号章。整理好的每卷需要填写备考表，打印卷内文件目录，打印粘贴封面和背脊，每一卷文件的整理都是一个繁复的过程，需要耗费大量时间。档案馆员工一般需要管理多个归档部门，如果所有的工作都由档案馆完成，势必造成极大的压力，因此规定哪些步骤应当在部门立卷中进行，做到合理又方便移交，显得尤为重要。
　　2.完善科研档案管理制度，并加强宣传培训。制定《科研档案管理制度》，加强宣传，落实到位，对不移交档案或不按规定移交的情况做相应惩处。通过校园网系统、OA及发放手册等方式，对《科研档案管理制度》进行宣传。由档案分管领导带头，依靠行政干预，将该制度渗透到各部门工作中。一学期至少举行一次部门立卷培训会，宣传档案基本知识，讲解部门立卷的操作流程。