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精细化管理在高职教育办公室中的应用

日期:2018-06-15 20:09:43 浏览次数:

  一、高职院校办公室精细化管理现状
  办公室在高职院校的管理阶层中处于中间地位,负责传达上级指示与文件,也具有参与行政管理等功能。办公室所承担的任务错综复杂,不仅需要完成好上级布置的任务,还需要做好各个部门之间的协调工作,而且处理事务多具有突发性与及时性,如果缺乏合理的管理手段,那幺将会加重办公室工作人员的工作负担与工作量。当前很多高校为了提高办公室工作效率,采取精细化管理模式,但是所获得的效果却不是很理想。原因主要表现在以下三方面:一是事务的错综复杂。高职院校在实行精细化管理以后,办公室人员处于处理烦琐小事的状态中。二是办公室工作人员缺乏强烈的责任感。精细化管理虽然得到了落实,但是却没有做出明确的分工,导致办公室人员的职责模糊,只能顾及眼前的任务,却缺乏合作与沟通,对于职责的模糊,也会导致工作人员工作积极性的丧失。三是缺乏足够的精细化管理意识和学习意识。一些办公室人员对于文件、信息等的管理能力不够,也不能充分发挥出助手的作用,仍旧采取传统管理模式,虽然工作时间较长,但是工作效率却很低。长期处于工作时间较长的状态中,就会滋生疲劳与散漫情绪,进而又影响到工作效率与管理水平[1]。因此,高校要不断进行精细化管理模式的探索与创新,推进精细化管理,更好地为院校服务。
  二、精细化管理在高职教育办公室应用的重要性
  1.精细化管理与办公室基本特点相符合
  办公室的工作所涉及的范围比较广,包括整个

精细化管理在高职教育办公室中的应用

院校的各个方面,因此拥有较大的工作量,包括文案撰写、公文管理、访客迎接与招待、院校形象宣传与维护、招生等多方面的事务,而且时常会接到突发性任务,需要快速作出反应,所肩负的责任重大。在处理事务时需要对各方利益与资源加以权衡,如果考虑欠佳,就有可能导致任务的执行失败,带来严重的后果,危及整个局面。精细化管理追求的就是管理工作的清晰、规范,力求达到效益、效果等的最大化,追求每一个细节的完美,专注于每一件小事与细节,以最小的投入获得最大的利益。高职院校的办公室特点还要求其工作必须规范、精细,通过精细化的管理促进工作协调,减少工作中出现的失误,提高办公效率。
  2.精细化管理能够提高工作质量和工作效率
  办公室在高职院校中主要起着承上启下的作用,实行精细管理能够提高其服务质量与品质,更好地为院校领导阶层、师生提供优质服务。办公室的设置主要是为领导阶层提供服务,相当于领导阶层的助手。信息收集与整理、政策执行结果的调查与研究、监督管理等属于办公室的常规工作范围;此外,还需要为领导阶层提供准确的决策信息,根据领导阶层的需求作出具体的方案与决策等[2]。师生是院校的主要力量,办公室人员为教职员工提供的服务要从教职员工的需求特点出发,体现出人文关怀的特点,为教师教学的开展提供应有的帮助,促进教师教学的有效开展。对学生的管理应体现出人性关怀的特点,为他们提供灵活多样的服务,为学生树立良好的榜样。
  3.精细化管理是推进高职院校内涵发展的重要途径
  精细化管理在办公室的应用能够推进办公室管理理念的创新与发展,推进管理模式的改进与完善,改变办公室以往被动的工作状态,向主动、规范、有序的工作状态迈进,落实各项管理措施,切实提高管理水平与质量。
  三、精细化管理在高职教育办公室中的应用措施
  1.办公室日常管理的精细化
  高职院校办公室每天都需要处理大量的事务,不仅要为领导阶层提供及时、有效、全面的信息,还要以院校为中心开展各项工作,主要有对外接待、交流与考察、会议安排、文件调查与研究等。要将如此复杂繁多的事务处理得井井有条,就需要作出精细化的工作安排。办公室可以对当天的工作按紧急程度进行分类,然后按照紧急程度开始处理事务,同时应该做好事务处理记录,保证工作的有序进行。
  2.办公室各项业务的精细化
  高职院校办公室开展的各项业务项目中,接待是其中的一项常规内容。接待对工作人员的要求是比较高的,需要办公室工作人员对各种因素做出全面考虑,使接待过程精细化,提高接待服务质量。精细化的接待流程是在原有的基础上,对各项内容再进行细致化的划分与准备。一般的接待访客的流程首先是具体了解来访人员、来访目的、来访内容,然后根据了解的信息制订详细的接待方案,有了具体的方案,再和相关部门进行沟通,然后把方案计划呈给领导,随后和来访人员进行联系并处理一些后续工作[3]。接待方案的精细化保证了接待过程的顺畅和有序,使办公室能对各种突发事件做出快速反应。精细化的接待方案可以根据访客和来访目的不同做出相应的调整,必须全面了解访客的来访目的和内容,以便于和各部门之间做好沟通,为各方提供便利。
  3.办公室文案写作的精细化
  办公室的文案写作是办公室人员的主要工作之一,文案的写作内容主要根据院校精神内涵与上级文件起草具体文件与方案,部分需要对事件提出宏观建议和策略等。文案写作的精细化可以提高上级文件解读水平,从而更好地传达上级精神,优化院校各方面的工作。办公室人员需要不断学习,了解国家大事与国际局势,能够正确解读国家和党的各项政策和文件,广泛搜集和了解能够丰富自身阅历和知识储备的有价值的内容和信息。在日常的工作中,办公室人员要做到学习的精细化,培养有序、逻辑性较强的工作思路,提高文书写作水平与能力。
  4.办公室管理平台的精细化
  精细化管理的实行和落实离不开精细化的管理平台,而精细化平台的建立又以现代计算机网络信息技术为根据,办公室要利用现代信息技术及时、便捷和迅速的特点,建立一个精细化的管理平台。高职院校须要建立健全管理制度,规范工作职责、流程、内容等,打造一个规范、有效的精细化网络管理平台。
  四、总结
  精细化管理在高校办公室的应用,要求办公室要制订精细化的管理方案,并配以相应的管理制度,监督精细化管理方案的落实,使精细化方案各项内容的落实有章可循、有法可依。精细管理在高职院校的实行,还须要办公室人员不断提高认识,从而自觉按照精细化方案开展各方面的工作。同时在落实精细化管理的过程中,办公室要不断改进与完善方案,推动精细化管理的发展。
  参考文献:
  [1]刘育峰.精细化管理在高职院校教学管理中的应用[J].教育探索, 2010(8):88-89.
  [2]青 玮.高职教育内涵建设背景下的办公室精细化管理探究[J].北京劳动保障职业学院学报,2013,7(1):34-37.
  [3]晏存育,杨益梅.精细化管理在高职院校教学管理中的应用[J].才智,2014(12):88-89.

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