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企业合同执行风险管理机制

日期:2018-07-19 10:22:34 浏览次数:

  摘 要:合同管理是企业众多重要管理环节之一,加强合同的风险管理是保障企业利益的重要手段之一。随着公司经营业务的迅速发展以及合同年增长量的不断提高,合同管理的难度和工作量逐步加大,为提高合同审核效率,进一步完善和规范合同审批流程,明确合同审核流程中每个层级、节点的审核责任,加强合同管理的内部控制以及满足监管需要,避免因合同纠纷等相关问题所带来的法律风险。
  关键词:合同管理;风险;审批
  一、企业合同管理特点
  1.管理特点
  合同管理的过程就是防范和控制风险的过程,大部分企业的合同管理具有管理时间长、参与管理的机构和人员多、管理手段多样性等特点,企业的合同风险主要包括合同主体风险、合同程序风险、合同内容风险、合同履行风险.企业合同风险是由企业对合同风险的认识不足,合同风险管理的意识不强;合同管理人员缺乏专业知识,综合素质不高;合同风险管理制度不完善;合同风险管理机制不健全,管理手段落后等几个方面的原因造成的.企业合同风险管理应根据合同履行的进展分为事前管理、事中管理、事后管理三个环节,我们不应该仅盯着合同的签署,同时也需要关注合同的后续环节。
  2.财务公司合同审查
  根据京能财务《合同管理规定》中关于合同签订事宜中,合同签订程序包括:意向接触、尽职调查、合同谈判、合同文本拟定和备案、合同审核、合同审批、合同签署、合同盖章直至最后归档。
  (1)合同经办人在填写《合同审批单》中的基础信息时,偶尔发现会有相关支持性文件遗漏、或者填写不完整的现象产生,主要包括指与合同内容相关的签报、法律审核管理表、制式合同备案表等。
  (2)合同签订日期与法务岗审查日期不一致,这一现象主要由于成员单位用款较为突然,往往提前进行资金拨付,后签订合同。
  (3)合同交付归档时间较长,合同往往在履行完审查手续后,经办部门并未及时交付合同原件至公司法务岗,造成和合同归档时间较长,造成催缴现象产生,影响整体合同归档工作进度。
  二、风险来源
  企业合同管理中的风险种类根据风险源的不同一般有两种情况,一是来自企业外部的风险:主要表现在企业的经营活动受国家法律环境、政策环境的影响;二是企业内部管理风险:主要是决策风险、操作风险以及财务风险等,企业具体为:
  (1)客户风险。客户风险是由于客户原因造成的风险,如客户未按规定履行合同的相关义务造成违约而形成的信用风险,
  (2)决策风险。决策风险是指在合同项目决策过程中的风险。如,因重大事项、重大资金等重要事项的决策意见而发生的风险。
  (3)操作风险。操作风险是指在合同执行过程中发生的风险,主要是有关内容、资金等方面的原因引起的。
  三、建立合同执行风险管理机制的目标
  1.总体目标
  (1)确保将合同风险控制可承受的范围内;
  (2)确保合法合规,遵守有关法律法规;
  (3)保证公司0合同纠纷;
  (4)保证公司各项业务稳健运行;
  (5)确保合同风险得到及时纠正。
  2.具体目标
  变被动管理为主动管理,突破当前以内控监督检查带动内控体系文件修订的管理方式。建立内控环境变化反映及时性、风险评估常态化、控制活动流程科学有效维护、信息在公司内、外部有效沟通,并通过定期的自我评价检验内控有效性的动态化管理机制。通过合理、适用、严谨的内控流程设计,和对控制活动的严格执行和检查,保证公司始终处于安全、稳定的经营状态。
  四、如何提升合同管理方法
  1.动态关注
  动态关注就是随时关注合同执行中产生的情况变化,尤其需要掌握对公司不利的变化,如因存贷款利率发生调整,成员单位发出合同利率变更邀请,公司在同意其申请后,需要及时对合同要素进行修改、变更、补充、作废终止。往往一个数字的变更就会引起大量的连锁变更,各部门之间的协同工作也是相当主要的,信息的传递也要进行动态更新,若合同发生变化,而并未提出发现问题,则可能导致后面发生费用索赔时无法追溯源头,造成合同纠纷产生。
  因此各方面在加强合同管理的同时,合同风险可由各方进行相关分摊。及时了解合同所处的情况是防范企业法律风险的基础性工作,没有了解所处情况,何谈防范,动态关注合同管理中第一道风险屏障。
  2.合同电子化
  对于企业日常经济活动中大量合同是属于一般合同这个现状,为提高时效,应采取“流程”管理的方式,即主要应以优化企业的业务流程、建立风险管理制度和建立风险监控机制等方面加强管理。
  随着公司业务的的迅速发展,业务量不断增加,业务种类繁多,传统的老式合同管理方法无法满足现代合同管理的需要,极易产生合同丢失,查阅不便等现象产生,造成内控体系缺失与不完善,为提高合同审核效率,进一步完善和规范合同审批流程,明确合同审核流程中每个层级、节点的审核责任,加强合同管理的内部控制和监管,企业应该通过搭建网上审批合同平台,并与ERP和0A系统对接实现合同审核电子化,即合同审查由纸质审核流程,变为网上审核流程。
  全面推行闭环管理从合同管理的组织制定、履行跟踪、推行合同管理的电子化、格式化、程序化、全程化、专业化,实现合同签订、履行和支付全面的风险管理。建立完善的档案

企业合同执行风险管理机制

保管机制,应做到全程资料齐全、有书面资料可供查询。档案的查阅、借用、复制是否建立相关台账等。
  3.发挥岗位把关作用
  即合同主办部门的初审以及合同管理部门的再审作用,合同主办部门作好签约对象的主体资质初审,因公司大部分合同签订对象为成员单位,应主要考虑偿还能力、信用评级、盈利效益等诸多因素,合理地选择签约对象,认真做好决策审批,从决策层至执行层均应严格按照COSO内部控制五要素构建评价指标体系。从合同的准备、订立、履行、后续督办进行评价、管理等相关事宜。

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